SmartDok + 24SevenOffice = Full kontroll og lavere kostnader for maskinentreprenører

Hos Aktiv Regnskapsbyrå Tromsø AS har vi mange kunder i maskinentreprenørbransjen som har krav men også for egen oversikt fører prosjektregnskap med manne- og maskintimer.

Hos Aktiv Regnskapsbyrå Tromsø AS har vi mange kunder i maskinentreprenørbransjen og én ting går igjen: De bruker SmartDok til å registrere timer, maskinbruk og prosjektdata. Samtidig bruker vi 24SevenOffice som vårt regnskapssystem. Hvordan får vi dette til å spille sammen på en smart og kostnadseffektiv måte?

Enkel og effektiv dataflyt uten dyre sidesystemer
For å hente data fra SmartDok kan man enten bruke et tilleggssystem eller gjøre import manuelt via Excel. Vi har valgt å bruke Excel-import, og det har vi gode grunner til:

Jobben tar bare 10 minutter i måneden
Vi har laget ferdige maler for import, som gjør prosessen enkel og repeterbar
Vi får samtidig kontrollert at dataene er korrekte før de bokføres det gjelder spesielt mannetimer og maskintimer.
Kundene våre slipper unødvendige kostnader på over 15.000 kr i lisens og rundt 1.000 kr/mnd i abonnement på eksterne sidesystemer.

Ved automatisk import må det være 100 % likhet i ansatte navn og nummer samt lønnsart i begge system. Det kan være tidkrevende for kundene å holde SmartDok oppdatert hver gang vi legger inn ansatte i lønnssystemet.
Kort sagt: Vi har funnet en løsning som sparer både oss og kundene for tid og penger samtidig som kvaliteten på regnskapet øker.

Krav til mannetimer og maskintimer i prosjektregnskap
For maskinentreprenører som jobber prosjektbasert, stilles det strenge krav til dokumentasjon og oppfølging av ressursbruk. Det er viktig å få registrert både mannetimer og maskintimer korrekt:

Prosjektkontroll

Hver time må kunne knyttes til riktig prosjekt og aktivitet, slik at man vet hva som går med av ressurser og hva det koster.

Viderefakturering

Feilførte timer kan bety at du går glipp av inntekter eller fakturerer feil noe som kan skade både økonomien og tilliten til kunden.

Krav i offentlige kontrakter

Mange offentlige prosjekter krever dokumentasjon av timebruk og ressursinnsats og det kan komme kontroll i ettertid.

Avviksanalyse

For at maskinentreprnøren skal kunne følge med på forskjellen mellom kalkyle og faktisk ressursbruk er avgjørende for å justere kurs og unngå tap.

Ved å bruke Excel-importen får vi dobbel effekt

Rask bokføring og mulighet til å stoppe og vurdere før noe havner i regnskapet.

Vi gjør det enkelt for deg
Vi har laget enkle og smarte maler for dataimport, og veileder gjerne våre kunder i hvordan de enkelt eksporterer riktig data fra SmartDok. Alt vi trenger er få hente filen så tar vi resten.

Vil du ha hjelp med prosjektregnskapet ditt?
Vi i Aktiv Regnskapsbyrå Tromsø AS kjenner både bransjen og systemene og vi sørger for at regnskapet ditt går like glatt som maskinene dine ruller på veien.

Effektivitet, tilgjengelighet og ekspertise i ett!

Ta gjerne kontakt for en prosjektregnskapsprat uansett hvor i landet dere holder til!

Aktiv Regnskapsbyrå Tromsø AS
Tlf 48480330

post@aktiv.co